Sammen om sykefraværet

Andre artikler, HMS, Arbeidsliv

Publisert

En fastlåst situasjon gikk utover arbeidsmiljøet og sykefraværet. Løsningen lå i å tørre å involvere alle.

Dette begynte egentlig med at jeg syntes sykefraværet kostet oss for mye, forklarer Olle Eurenius, regionsjef for Peab Anlegg Nord.  

Bedriften har rundt 220 ansatte, og er en anleggsvirksomhet som jobber både for private og offentlige byggherrer. I hovedsak bygger Peab kommunale anlegg og infrastruktur som for eksempel veier, broer, og grunn- og fundamenteringsarbeid for bygg. Mye av arbeidet som virksomheten utfører kan være fysisk krevende, tungt eller fordrer spesielle kvalifikasjoner.

Ingen kultur for å følge opp fravær

– Vi har også tidligere hatt et mål om å redusere sykefraværet, fordi jeg syntes det var uakseptabelt høyt. Vi hadde for eksempel 12 000 arbeidstimer tapt til fravær på grunn av sykdom i 2018, bare her i Midt-Norge. Det er alt for mye, og koster alt for mye penger, forklarer Eurenius, og fortsetter: 

– Samtidig var vi dårlige på å følge opp ansatte som meldte seg syke. Man ble kanskje sur over at «er den kollegaen borte nå igjen? Hva skyldes det for noe?». Men vi jobbet hverken aktivt eller proaktivt med å følge opp sykefravær, og særlig ikke korttidsfraværet.

Resultatet var at virksomheten opplevde en situasjon som ingen egentlig var tilfreds med, men som ledelsen samtidig heller ikke jobbet aktivt med å endre eller komme seg ut av.  

Kursendringen her kom gjennom godt gammeldags samarbeid. 

– Vi satt i arbeidsmiljøutvalget (AMU) og gikk gjennom HMS-rapportene våre. Vi så på at vi behandlet sykefravær som kanskje har en sammenheng med jobben og arbeidsplassen annerledes enn hvordan vi behandlet sykefravær som oppstår «på hjemmebane», sier Susann Andreassen, som er HR-sjef for Peab Anlegg Nord. 

Sykefravær – en privatsak? 

– Sykefravær er utrolig dyrt. Men vi hadde kanskje ikke sett på hva hver og én av oss – sammen – kan gjøre for å jobbe med sykefravær. Det har vært en personlig greie som gjelder den ene ansatte som er syk, fremfor at man har sett på det som en helhet hvor vi kan bruke hverandre for å forebygge fravær. Vi har jobbet reaktivt fremfor proaktivt med dette arbeidet, forklarer Andreassen. 

Hun påpeker at det å ta sykefravær på alvor er så viktig fordi det også handler om arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. 

– Har du et godt arbeidsmiljø og et lavt sykefravær, vil det påvirke arbeidshverdagen til alle ansatte, både med tanke på hvor mye man engasjerer seg i arbeidet sitt, men det blir også synlig på effektiviteten og de resultatene man skaper. 

Bistand fra bransjeprogram 

I AMU-møtet hvor både tillitsvalgte og vernetjenesten var representert, ble det spilt inn fra bedriftshelsetjenesten at virksomheten burde ta kontakt med NAV Arbeidslivssenter Trøndelag. 

Der traff de Britt Elin Strand, som er rådgiver for inkluderende arbeidsliv (IA). De siste tre årene har hun arbeidet mest med bygg- og anleggsbransjen. 

IA-rådgiveren bisto Peab med å komme i dialog med IA-bransjeprogrammet for bygg- og anleggsbransjen. Dette er ett av syv bransjeprogram under den nåværende IA-avtalen. Formålet med programmene er å mobilisere partene på bransjenivå til å ta tak i kjente utfordringer som bransjen har til felles.  

Dette var imidlertid tilbake i 2019, og bransjeprogrammet for bygg og anlegg var på det tidspunktet ikke ferdig utviklet, så bedrifter ble oppfordret til å sette i gang egne prosjekter. Det var tydelig gjennom Peabs søknad til programmet at de hadde kartlagt hva de hadde behov for, og at de hadde et ønske om og en vilje til å gjennomføre endringer.  

Virksomheten fikk derfor bevilget midler fra bransjeprogrammet for å jobbe med blant annet partssamarbeid og lederutvikling. De samarbeidet også med NAV Arbeidslivssenter Trøndelag for å jobbe videre med sykefraværssituasjonen og arbeidsmiljøet.

Forankring hos de ansatte 

For Andreassen ble det viktig å sikre forankring der hvor prosjektet faktisk var tenkt gjennomført. Var de ansatte på tvers av ulike funksjoner og arbeidsområder interesserte og engasjerte i å få ned sykefraværet og forbedre arbeidsmiljøet sitt? 

– Og det var de, smiler HR-sjefen. 

Med en forankring på plass både hos de ansatte og hos ledelsen, begynte planleggingen av hva som faktisk skulle gjøres for å endre situasjonen: 

– Vi fokuserte først på kunnskapsheving i alle ledd. Vi startet med en første fase hvor vi ønsket lederutvikling; at lederne våre skulle bli bedre kjent med de rutinene og prosedyrene vi hadde, men også la lederne bli bedre på kommunikasjon, og få innsikt i hvor stor påvirkningskraft de har gjennom å være proaktive i dette arbeidet. 

Fysisk helse påvirker psykisk helse – og omvendt 

Fase to av prosjektet bygget videre på erfaringene fra fase én, og handlet blant annet om medarbeiderinvolvering, og videre hva som ville være relevant å få opplæring i: 

– Da kom muskel- og skjelettplager ganske kjapt på banen. Det er jo kjent at det er en av de kategoriene av helseplager som i vår bransje fører til sykefravær. Men det er en ganske bred kategori. Så arbeidsgruppa vår diskuterte seg fram til at vi i alle fall måtte få kompetanseheving på fysisk helse, sier Andreassen, og fortsetter:  

– Mot slutten av det møtet i arbeidsgruppa var det noen som skar gjennom, og sa at da måtte vi jo også ha med psykisk helse.  

Hun påpeker at muskel- og skjelettplager ofte er resultat av fysiske belastninger, men at psykiske utfordringer også setter seg i kroppen som slike plager.  

– Så vi diskuterte hvordan vi måtte ha fokus på helse på arbeid, men også psykisk helse på arbeid, siden begge kan resultere i muskel- og skjelettplager.  

«Hva skal til for at du skal gå på jobb?» 

Gjennom sykefraværsprosjektet i Peab Anlegg Nord fikk de ansatte også kunnskapspåfyll og kompetanseheving om muskel- og skjelettplager og fysisk helse, samt hvordan psykisk helse kan gi de samme muskel- og skjelettplagene. 

HR-sjef Andreassen utdyper: 

– Vi gjennomførte gruppeoppgaver med spørsmål om «Hva skal til for at du går på jobb, til tross for plager du har?». De konkrete svarene som de ansatte hadde på det spørsmålet, var for eksempel: «Å ha det bra på jobb», sier hun, og fortsetter: 

– Men hvordan klarer man å konkretisere det «å ha det bra på jobb»? Det fikk arbeidsgruppa bryne seg på. Og det har nå ført til at vi har revidert våre rutiner for tilrettelegging av arbeidsoppgaver. Men det har også gitt oss et godt grunnlag for å gå videre med en fase tre av prosjektet, som handler om trepartssamarbeidet og involvering. 

 

– Alle ansatte må bidra 

IA-rådgiver Strand viser til at gode rutiner egentlig kun er én del av godt oppfølgingsarbeid: 

– Skal man f.eks. ha godt tilrettelagte arbeidsoppgaver, så kan ikke nødvendigvis HMS-sjefen gå gjennom alt av tilretteleggingsmuligheter, og så bestemme hva som skal gjelde. Da må de ansatte selv komme på banen og bidra, forklarer hun, og fortsetter: 

– Hvordan kan trivsel i teamet også være en faktor som gjør at man tåler de fysiske utfordringene ved en jobb bedre? Og hva skal til for at man kommer på jobb til tross for helseplager? Her er det viktig å få bygg- og anleggsbransjen til å se sammenhengen mellom jobben, og både fysisk og psykisk helse.

– Kontakt leder før lege 

– Det er noen andre ting som jeg som leder også har lært, og forsøkt å implementere. Det er at man skal forsøke å gå til lederen sin før man går til legen. Går man til leder først, kan man få hjelp allerede der – mens går man til legen, blir du sykemeldt, forklarer regionssjef Olle Eurenius, og fortsetter: 

– Man skal være klar over at en sykemelding er en anbefaling. Det finnes restarbeidsevne. Det er fortsatt ting man kan gjøre selv om man er syk, og det må vi kunne hente fram i alle.  

Eurenius forklarer at de også har lært en del om gradert sykemelding og tilrettelegging av arbeid og arbeidstid gjennom dette prosjektet; man kan være sykemeldt fra arbeidsoppgaver som man ikke kan utføre, men ikke nødvendigvis fra arbeidstiden. Som betyr at man kan f.eks. være på jobb fulle arbeidsdager, men jobbe i halv fart eller med utvalgte arbeidsoppgaver mens man fritas fra andre.  

– Handler om å finne de rette oppgavene 

Regionssjefen får støtte fra ansattrepresentant Egil Fredriksen. Han jobber til daglig som grunnarbeider i Peab Anlegg Nord.  

– Mine ansvarsområder er rørlegging, grunnarbeid – alt som skal i bakken før det blir lagt nye veier og reist nye bygg, sier han, og fortsetter: 

– Jeg ble spurt om å bli med i denne prosjektgruppa fordi jeg kan representere de som er ute på anleggene. Der har vi litt å bidra med, fordi vi ser ting og oppfatter ting på en annen måte siden vi jobber ute. Ved å være med i en slik gruppe, får man bidra med det man selv har med seg av erfaringer. 

Fredriksen forklarer at tilrettelegging av arbeidsoppgaver kan være utfordrende, men at det krever innsats fra både ansatte og ledelse for å finne løsninger som fungerer for begge parter. 

– Det er klart, man kan ikke gjøre alt når man er syk – det handler om å finne fram til de rette arbeidsoppgavene. Og det finnes alltids noe man kan gjøre, selv om man er litt redusert. 

 

Blomster fra frø 

– Et annet konkret resultat av prosjektet er at vi nå har flere i bedriften som engasjerer oss i sykefraværet, påpeker HR-sjef Andreassen. 

Hun løfter frem et eksempel, hvor en lokal personalkoordinator på et anlegg tar kontakt med noen som er 100 prosent sykemeldt, og inviterer til lunsj eller en tur ute på anlegget – slik at den ansatte også får hjelp til å beholde kontakten med kollegaer og fortsatt føle seg som en del av arbeidsmiljøet. 

– På én dag kan det sykefraværet reduseres fra 100 til 50 prosent. Det er magisk. Da ser man viktigheten av å ha folk som er tett på. 

At arbeidet har hatt en positiv effekt på hele virksomheten, har Andreassen ingen tvil om. Hun forteller at hun nå har månedlige møter med linjelederne ute på anleggene, på tvers av HR, lønnsavdelingen og personalkoordinatorer, for å følge opp arbeidet rundt sykefraværssaker.  

– Vi har god oversikt over alle som er syke, og om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe dem raskere tilbake i arbeid, følger hun opp. 

Hun merker også det er lavere terskel for at arbeidsledere og anleggsledere kontakter henne for å spørre om råd om oppfølging og tilrettelegging ved sykefravær. 

– Men de tar også kontakt bare for å melde at de har fulgt opp sykefravær i sin enhet, og forteller meg at «det er fordi vi har hatt dette prosjektet at vi har skjønt hvilke muligheter og hvilke hjelpemidler vi har». Det er kjempeartig når man får se at det blomstrer fra de frøene man har sådd. 

Initiativ i hele bedriften 

– Jeg tror oppriktig at slike initiativ må ha støtte fra ledelsen, og at initiativet gjennomsyrer alle ledd i bedriften. Ellers finnes det nok mange som ikke tenker at dette er så viktig, at det ikke angår dem, eller ikke ser nytteverdien av resultatene man kan nå, sier regionssjef Olle Eurenius. 

Hos Peab Anlegg Nord har resultatene vært målbare på flere måter. Korttidsfraværet har gått ned fra 2,9 til 1,9 prosent over tid, og de nærmer seg målet som ligger på 1,5 prosent. Samtidig har medarbeiderundersøkelsene som er gjennomført vist at trivselen på arbeidsplassene også har gått opp. 

Som et direkte resultat av prosjektet har også Region Nord i Peab fått i gang en informasjonsutveksling med Region Sør, hvor de deler erfaringer fra arbeidet.  

– Forankring hos partene er avgjørende 

– Det er veldig mye erfaringer å trekke ut av et såpass omfattende sykefraværsprosjekt. Særlig at forankringen gjennom AMU hvor vernetjenesten og tillitsvalgte sitter, er helt avgjørende for at et slikt arbeid skal lykkes, sier IA-rådgiver Strand. 

Hun løfter fram at Peab også har forstått sammenhengen mellom muskel- og skjelettplager, og hvordan disse påvirkes av fysiske og psykiske faktorer. Samtidig har også bedriften gjennom prosjektet fått spilt inn masse forbedringsarbeid tilbake fra egne ansatte ute på anleggene. 

– Så, min oppfordring til andre som vil forbedre sitt arbeidsmiljø: let etter de gode ambassadørene internt i bedriften, sørg for bred medvirkning og for å ha en knakende god prosjektleder som evner å fange opp suksessene. 

 

– Å jobbe med sykefravær er verdt det 

HR-sjef Andreassens oppfordring til andre virksomheter som føler seg inspirert, er tydelig: 

– Ta opp saken i AMU, snakk med ledelsen, og få alle involvert. Det å jobbe med sykefravær er verdt det, både pengemessig og arbeidsmiljømessig. Det er ingen som taper på å jobbe aktivt med sykefraværet. 

Regionssjef Eurenius følger opp: 

– Om jeg skulle gitt råd til noen andre virksomheter som står overfor samme utfordringer som vi har hatt, så er det følgende: skap et prosjekt rundt sykefraværsarbeidet. Gi de medarbeiderne som vil jobbe med dette, og brenner for dette arbeidet, mandat til å utføre det, sier han, og forsetter: 

– Dette har vært en veldig spennende prosess for oss, og vi er ikke ferdige enda. Vi skal fortsette arbeidet – dette skal ikke lenger være et prosjekt, det skal være den nye hverdagen vår.