Det første steget er en presentasjon av charteret og hva det innebærer for den enkelte virksomhet. Presentasjonen bør holdes i ledergruppen og vil danne grunnlag for beslutning som kommer i neste steg.

Presentasjonen tar for seg hva charteret dreier seg om, hvem det gjelder for og hvilke forpliktelser som følger med. Målet er å sørge for en esentlig bedring i ryddighet og sikkerhetstilstand på byggeplassene.

Før man går videre med charteret så må det fattes en beslutning i virksomhetens ledelsen. Det er derfor laget et enkelt beslutningsgrunnlag.

Beslutningsgrunnlaget består av en matrise som vil bidra til å avdekke status i bedriften. Videre er det en beskrivelse av både fordeler og ulemper ved å starte arbeidet med forbedring av ryddighet og sikkerhetstilstand.

Når ledergruppen har besluttet å si ja til å jobbe aktivt med økt ryddighet og sikkerhetstilstand, kan arbeidet starte. Det er derfor laget et forslag til innkalling til det første arbeidsmøtet.

Dette er en enkel møteinnkalling som beskriver bakgrunnen for møtet og som angir agendapunkter og møtedeltakere. Agendapunktene i innkallingen er anbefalte punkter som skal prege møtet.

Innkallingen er sendt, møtedeltakere har godtatt innkallingen. Nå skal selve arbeidsmøtet gjennomføres.

Arbeidsmøtet gjennomføres i tråd med den agendaen som ble sendt ut i innkallingen. Som en hjelp til selve gjennomføringen er det laget en presentasjon som kan brukes i møtet. Presentasjonen inneholder både forklarende foiler og forslag til gruppearbeid i gjennomføringen.

Når møtet er vel gjennomført er det viktig at det lages et oversiktlig og konkret handlingsplan og et referat som sikrer femdrift i arbeidet.

Handlingsplanen er satt opp med bakgrunn i møteagendaen og beskriver aksjonspunkter, ansvar og frister for gjennomføring av aksjonspunktene. Den som er ansvarlig for gjennomføringen må sørge for å følge opp at aksjonene blir gjennomført i henhold til handlingsplanen.

Godt HMS-arbeid er avgjørende for å skape en god og trygg arbeidsplass for ansatte i virksomhetene, men det er også viktig for kunder og samarbeidspartnere.

Kommunikasjon med kunder og samarbeidspartnere er generelt viktig, og minst like viktig er det å bruke arbeidet med HMS-charteret i kommunikasjonen med omgivelsene. Gode HMS-resultater henger som regel sammen med de totale resultatene virksomheten skaper. Det er laget et forslag til brev / e-post som bør sendes til både kunder og samarbeidspartnere.

Det er viktig å følge en fornuftig forankringprosess i HMS-arbeidet, men det er det daglige arbeidet på byggeprosjektene som er avgjørende for å lykkes.

Det er derfor utviklet en helt konkret sjekkliste til bruk på byggeplassen. Sjekklisten tar for seg ryddighet, sikkerhetstilstand og tilgang til verneutstyr, og den vil avdekke eventuelle avvik innenfor de enkelte områdene.

Det å innarbeide en kultur for økt ryddighet og sikkerhetstilstand tar tid, og det er viktig å være tålmodig. En viktig suksessfaktor er å vite status på arbeidet for å kunne følge opp fra dag til dag.

Det er derfor utviklet et skjema hvor man kan følge utviklingen i resultater innenfor HMS-områdene over tid. I tillegg til den daglige oppfølgingen på byggeplass, er det viktig med en skjematisk gjennomgang jevnlig, hvor man gjør opp status og dokumentere resultater.

Her finner du eksempler fra hvordan flere bedrifter jobber med ryddighet- og sikkerhetstilstand.

Bruk eksemplene for å hente inspirasjon til hvordan både prosess og maler kan tilpasses din virksomhet.

Excel: Hjelpedefinisjon orden og ryddighet